Blog
Formálny list a email v angličtine

Formálny list a email v angličtine
Redakcia
16.09.2024

Plánujete štúdium v zahraničí? Ak áno, nevyhnete sa potrebe napísať formálny list alebo email v angličtine. Môže ísť o žiadosť o prijatie na univerzitu, o štipendium, alebo o komunikáciu s rôznymi inštitúciami. Pre mnohých z vás bude práve písomná komunikácia prvým krokom k úspešnému prijatiu na vysnívanú školu, preto je kľúčové ovládať základy formálneho písania. Poďme sa spoločne pozrieť na to, ako správne napísať formálny list a email, aby ste pôsobili profesionálne, dôveryhodne a zvýšili svoje šance na úspech.

Prečo je dôležité písať formálne?

Písanie formálnych listov a emailov je nevyhnutnou zručnosťou nielen pre štúdium v zahraničí, ale aj pre budúce pracovné príležitosti. Formálna komunikácia ukazuje, že rešpektujete druhú stranu a že máte seriózny prístup k danej téme. Navyše, správne napísaný formálny list vám môže otvoriť dvere tam, kde iní zlyhávajú.

Formálny vs. neformálny tón

V bežnej komunikácii, najmä s priateľmi a rodinou, sa často používajú neformálne výrazy, ako skratky (e.g. "can't" namiesto "cannot"), emotikony, alebo osobné oslovenia typu "Hi" alebo "Hey". Formálna komunikácia je však úplne iná. Vyžaduje precíznu gramatiku, zdvorilosť a jasnú štruktúru.

Štruktúra formálneho listu

Formálny list v angličtine má presne definovanú štruktúru, ktorá by mala byť vždy dodržaná, aby list pôsobil profesionálne a prehľadne. Tu sú hlavné časti, ktoré nesmú chýbať:

Hlavička listu

V ľavom hornom rohu uveďte svoje meno, adresu a dátum. Nasleduje meno a adresa príjemcu. Dbajte na to, aby boli tieto údaje presné a prehľadné. Ak píšete list škole alebo univerzite, zistite si presnú adresu a oddelenie, ktorému je váš list určený.

Tip: Ak posielate list do zahraničia, nezabudnite pridať poštové kódy a presné formáty adries, ktoré sa môžu líšiť od tých, ktoré používame na Slovensku.

Pozdrav a oslovenie v angličtine

Pri pozdrave si dávajte pozor na správne oslovenie. Ak poznáte meno osoby, oslovte ju s rešpektom (Dear Mr. Smith alebo Dear Ms. Johnson). Ak meno nepoznáte, použite neutrálne oslovenie, ako Dear Sir/Madam.

Poznámka: Použitie Ms. je neutrálny a zdvorilý spôsob, ako osloviť ženu, ak si nie ste istí, či je vydatá alebo nie. Na rozdiel od toho, Mrs. sa používa výhradne pre vydaté ženy.

Úvod

Úvodná veta by mala jasne a stručne vystihnúť dôvod, prečo píšete. V tejto časti by ste mali získať pozornosť čitateľa a zároveň mu dať vedieť, čo môže od zvyšku listu očakávať.

Príklad:
I am writing to express my interest in applying for the Bachelor’s program in International Business at your university.

Hlavný obsah listu

V hlavnom obsahu sa venujte jadru vášho listu. Ak žiadate o prijatie na univerzitu, vysvetlite svoje kvalifikácie, záujmy a dôvody, prečo ste si vybrali práve túto školu. Text rozdeľte do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko čitateľný.

Tip: V každom odseku sa zamerajte na jednu myšlienku a vyhnite sa príliš dlhým vetám, ktoré môžu byť pre čitateľa mätúce.

Záver formálneho listu

Zdvorilo ukončite list s očakávaním budúcej komunikácie. Frázy ako Thank you for considering my application. I look forward to hearing from you. sú vhodným spôsobom, ako vyjadriť vďaku a očakávanie odpovede.

Podpis

Na konci listu vždy použite frázu ako Yours sincerely (ak poznáte meno osoby) alebo Yours faithfully (ak meno nepoznáte) a pripojte svoj podpis. Ak posielate list emailom, namiesto vlastnoručného podpisu stačí napísať svoje meno.

Písanie formálneho emailu

Hoci emaily nemajú takú prísnu formu ako listy, je dôležité zachovať formálny tón a štruktúru. E-mail je často prvý kontakt, ktorý budete mať s prijímacou komisiou, preto by mal byť rovnako profesionálny.

Predmet emailu

Predmet by mal byť stručný, ale jasný. Musí vystihovať, o čom email je, aby príjemca okamžite vedel, čo od vás očakávať.

Príklad:
Application for Bachelor’s Program – Jana Nováková

Pozdrav a oslovenie v angličtine

Rovnako ako pri formálnom liste, aj tu platí pravidlo oslovenia. Používajte Dear Mr./Ms. [Priezvisko], alebo ak meno nepoznáte, Dear Sir/Madam.

Úvod a hlavný obsah

Prvý odstavec by mal stručne predstaviť váš zámer. Dbajte na to, aby ste boli konkrétni a jasní. Vyhnite sa zbytočne dlhým vetám a informácie podávajte systematicky.

Príklad:
I am writing to inquire about the scholarship opportunities available for international students at your institution.

Záver formálneho emailu

Zakončite email zdvorilo a vyjadrite očakávanie odpovede. Frázy ako I would appreciate your response at your earliest convenience ukazujú rešpekt k času príjemcu.

Podpis

Email ukončite s frázou Best regards alebo Sincerely a pridajte svoje meno a kontaktné údaje.

Tip: Nezabudnite zahrnúť všetky prílohy (napr. motivačný list, CV, doklady), ktoré uvádzate v texte.

Najčastejšie chyby a ako sa im vyhnúť

Písanie formálnych listov a emailov môže byť pre mnohých stresujúce, pretože vyžaduje pozornosť k detailom. Tu sú niektoré bežné chyby, ktorým by ste sa mali vyhnúť:

Nesprávne oslovenie

Jednou z najväčších chýb je nesprávne oslovenie osoby. Ak si nie ste istí menom alebo pohlavím osoby, vždy použite neutrálny pozdrav, ako Dear Sir/Madam.

Používanie nesprávneho tónu

Vyhnite sa používaniu hovorových alebo neformálnych výrazov, ako sú skratky, emotikony alebo príliš priateľský tón. Formálny email by mal byť zdvorilý a vecný.

Zbytočne dlhé vety a odseky

Pri písaní sa snažte byť struční. Príliš dlhé vety a odseky môžu zmiasť čitateľa a spôsobiť, že váš email bude pôsobiť chaoticky.

Prečo sa formálny email a list oplatí vedieť písať?

Schopnosť napísať formálny list alebo email je nevyhnutná pre úspešnú komunikáciu nielen so školami, ale aj v budúcom pracovnom živote. Čím lepšie dokážete prezentovať svoje myšlienky písomne, tým profesionálnejší dojem zanecháte. Táto zručnosť vám pomôže získať nielen prijatie na univerzitu, ale aj pracovné príležitosti, stáže alebo granty.

Tip: pokiaľ sa chystáte popri štúdiu aj pracovať, zistiť v našom článku ako sa pripraviť na pohovor v angličtine

Písanie formálnych listov a emailov v angličtine je zručnosťou, ktorá sa dá zlepšovať praxou. Dodržiavanie základných pravidiel, zdvorilý tón a prehľadná štruktúra vám pomôžu dosiahnuť úspech pri komunikácii so zahraničnými inštitúciami. Využite tieto tipy, aby vaše listy a emaily pôsobili profesionálne a vyvolali pozitívny dojem.

Najnovšie články blogu

Prečo si vybrať Interstudy?

  • Vyznáme sa v tom, čo robíme, a robíme to radi. Chceme svoje skúsenosti uplatniť vo Váš prospech.
  • Máme pre Vás viac ako 200 starostlivo vyberaných jazykových škôl, desiatky stredoškolských programov v 17 krajinách sveta, a viac ako 50 štátnych univerzít, na ktorých sa už takmer 20 rokov vzdelávajú aj Slováci.
  • Poskytujeme kvalitné poradenstvo a profesionálny servis. Každý pobyt, či už krátkodobý jazykový kurz, akademický rok, stredoškolský výmenný program alebo univerzitné štúdium je pre Vás veľkou investíciou. Uvedomujeme si zodpovednosť, ktorú si vyžaduje práca s ľuďmi a vo svojej práci dbáme na každý detail.  
  • Sme tam, kde sa stretávajú najvýznamnejší aktéri v oblasti medzinárodného vzdelávania. Pravidelne sa zúčastňujeme na konferenciách a workshopoch v zahraničí.
  • Sme vždy krok (alebo niekoľko krokov) pred konkurenciou! Ako prví sme na Slovensku uviedli niekoľko nových možností zahraničného vzdelávania: vysokoškolské štúdium vo Veľkej Británii, DánskuHolandsku, Fínsku a Belgicku, jazykové kurzy v domove učiteľa, americký stredoškolský program s výberom lokality a mnoho ďalších. 
  • Sme nezávislí, svoje partnerské inštitúcie si slobodne vyberáme, so všetkými vzdelávacími inštitúciami a organizáciami máme priamu spoluprácu. Našu ponuku prispôsobujeme potrebám našich klientov a každému poradíme na základe jeho individuálnej situácie.  

Skúsenosti
našich študentov

  • Študovala som na Southampton Solent University odbor Tourism Management with Cruise and Travel Operations. Po skončení štúdia som sa vrátila na Slovensko, VŠ v Anglicku bola skvelá skúsenosť a nikdy som neľutovala, že som sa rozhodla študovať práve tam. Počas štúdia som získala neoceniteľné skúsenosti s prácou v cestovnom ruchu, vždy som však chcela niečo dokázať sama a pevne verím, že sa so svojou firmou presadím na trhu a budem úspešná :)

  • Najväčší prínos vidím v pobyte v medzikulturálnom prostrední, kde dorozumievacím jazykom bola angličtina. Dodalo mi to pocit istoty, obohatilo o slovnú zásobu, zoznámila som sa s ľudmi z rozličných krajín sveta a zdieľala s nimi svoje názory a postoje. Táto skúsenosť ma veľmi obohatila nielen na úrovni jazyka, ale aj ako človeka. Odporúčam :-) Som spokojná s kvalitou štúdia na škole a z ich individuálnym prístupom ku žiakovi (ako klientovi).

  • Bola to výborná skúsenosť. Metóda výučby bola veľmi pútavá, iná ako bežné jazykové kurzy na Slovensku. Za krátky čas som cítila obrovský progress, myslím že toto by som doma nedosiahla ani za rok. A je to najmä vďaka spojeniu výučby na škole s okamžitým použitím v praxi, v reálnom živote. Odteraz si namiesto letnej pobytovej dovolenky na pláži budem vyberať učenie jazyka na nejakom zaujímavom mieste na svete.

  • Prostredníctvom agentúry InterStudy som odišiel do Londýna a začal svoje bakalárske štúdium. Vďaka štúdiu v zahraničí sa mi v nasledujúcom roku podarilo dostať na jednu z najprestížnejších škôl na svete, London Business School, kde som vyštudoval Masters in Management. Odísť študovať do zahraničia bolo určite výborné rozhodnutie.

  • Jazykový pobyt v Málage bol tou najlepšou voľbou, akú som mohla toto leto urobiť a neľutujem ani sekundu, čo som tam strávila. Jednak mi pomohol v rozprávaní, mala som vynikajúcu rodinu a po druhé som viac samostatnejšia a určite som vďačná za túto skúsenosť. Bola som so všetkým veľmi spokojná. V budúcnosti sa do školy Málaga Sí určite chcem vrátiť.

  • Vďaka InterStudy som sa dostal na vysokú školu vo Veľkej Británii hneď po skončení gymnázia. Na University of Bedfordshire, severne od Londýna, som tri roky študoval informatiku a robotiku. Na magisterské štúdium som sa potom prihlásil v Škótsku na University of Edinburgh. Tu sa mi naskytla príležitosť pokračovať v štúdiu ako PhD na jednej z popredných univerzít vo svete a pracovať na výskume v oblasti robotiky na národných a európskych projektoch.

  • Pobyt mi dodal istotu pri konverzácii v anglickom jazyku, ktorá mi pri rozhovoroch tak veľmi chýbala. Naštartoval aj moju chuť pokračovať v učení ďalej, aby som mohol postupne moje "anglické puzzle" dopĺňať. Mám z tohto prázdninového kurzu veľmi dobrý pocit a hlavne zo seba.

Naše katalógy si môžete stiahnuť v elektronickej podobe, alebo Vám ich môžeme zaslať bezplatne na Vašu poštovú adresu.
Kontaktujte nás telefonicky alebo prostredníctvom krátkeho formulára, aby sme si na stretnutie s Vami mohli vyhradiť dostatok času.
stačí pár krokov a ľahko zistíte cenu vybraného jazykového kurzu a ďalších požadovaných služieb
Súhlásim
„Tento súhlas máte právo kedykoľvek odvolať. Takisto máte právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania.“

Gajova 4 (5. poschodie)
811 09 Bratislava

Tel.: +421 2 5262 2611
  +421 2 5262 2612
E-mail: info@interstudy.sk